Ser sujeto obligado por la normativa de prevención del blanqueo no es opcional, pero la forma de cumplir marca la diferencia entre una carga pesada y algo que se resuelve dentro del trabajo diario. Firmora integra el expediente antiblanqueo en la misma plataforma con la que gestionas al cliente y firmas el contrato: registras la verificación de identidad del cliente, Firmora deja un audit trail automático de cada cambio y lo exportas para una inspección. Esta página explica cómo lo hace, qué cuesta hacerlo a mano y, con la misma claridad, qué sigue siendo responsabilidad de tu agencia.
Muchas agencias cumplen la normativa antiblanqueo con hojas de cálculo, carpetas de correo y fotocopias del DNI guardadas en un cajón. Funciona hasta que hay que demostrarlo. El coste real no es solo el tiempo que se pierde recabando documentos operación a operación: es el riesgo de que, dos o tres años después, falte una copia de identificación, no se sepa quién verificó qué o el expediente esté repartido entre varios ordenadores. La normativa obliga a conservar la documentación durante años y a acreditar la diligencia debida ante el SEPBLAC, así que cada hueco es una posible sanción. Si quieres el detalle de qué exige exactamente la ley, lo tienes en nuestra guía de obligaciones antiblanqueo del agente inmobiliario; aquí nos centramos en cómo reducir ese coste con una herramienta. A eso se suma un coste menos visible: la incertidumbre. Cuando el archivo depende de que cada comercial recuerde escanear el documento y dejarlo en la carpeta correcta, nadie puede afirmar con seguridad que todos los expedientes están completos, y esa duda es la que aparece justo cuando llega el requerimiento.
El compliance no debería ser un paso aparte que alguien recuerda al final. En Firmora, el expediente KYC (Know Your Customer) vive en la ficha del mismo contacto para el que generas el contrato y lo envías a firma electrónica. Tu equipo registra en él la verificación de identidad (NIE o NIF), la residencia, el origen de los fondos y el estado del expediente. Así la diligencia debida deja de ser una gestión suelta y pasa a formar parte del proceso natural de trabajo, con menos margen para olvidos y sin duplicar tareas. Este enfoque tiene una ventaja práctica: el mismo contacto cuyo expediente KYC completas es el que después tiene vinculados el contrato firmado y el resto de documentos, así que no hay que trasladar datos de una herramienta a otra ni mantener dos archivos en paralelo.
Cada expediente KYC genera un audit trail automático: un registro de qué se cambió, cuándo y por quién, sin que nadie tenga que anotarlo a mano. Ese rastro es justo lo que una inspección quiere ver, porque no basta con haber hecho las comprobaciones: hay que poder demostrarlas. El audit trail se guarda en la ficha del cliente y se exporta en CSV, de modo que la evidencia de tu diligencia debida está siempre localizable y no depende de la memoria de quien llevó el caso. Frente a una hoja de cálculo, donde cualquiera puede sobrescribir una celda sin dejar rastro, este registro se construye solo a medida que trabajas: no hay que acordarse de rellenarlo, queda registrado en el momento en que se actualiza el expediente.
La normativa obliga a conservar durante años la documentación que acredita la diligencia debida, y ese archivo es de lo que más se revisa en una inspección. Firmora guarda cada expediente en la nube, cifrado (Amazon S3) y conforme al RGPD, con acceso solo para ti y las personas que autorices. A diferencia de una carpeta de papel, el expediente es buscable al instante y no se traspapela cuando cambia el equipo. Centralizar la documentación en un CRM inmobiliario que conserva el expediente KYC y el audit trail de cada cliente es la forma más sencilla de tener el archivo completo el día que la administración lo pida. Tenerlo centralizado también ayuda fuera de una inspección: cuando un cliente vuelve, cuando cambia el agente asignado o cuando hay que retomar un expediente meses después, la información está donde se espera.
Cuando llega una inspección, la administración comprueba que identificas a tus clientes, que aplicas la diligencia debida, que conservas la documentación y que puedes acreditarlo. Con Firmora, en lugar de reconstruir operaciones a partir de correos y fotocopias, abres la ficha del cliente y muestras su expediente KYC, el audit trail exportado y los documentos, ya ordenados y con fecha. Responder a una inspección se convierte así en enseñar lo que ya está registrado, no en fabricarlo a última hora. Ese cambio de enfoque reduce el estrés de una revisión: en lugar de dedicar días a recopilar documentos dispersos y a recordar quién gestionó cada compraventa, el trabajo ya está hecho, porque la evidencia se generó mientras operabas. Y como todo queda con fecha, es fácil mostrar que la identificación fue previa a la operación, tal y como pide la normativa.
Un cumplimiento serio empieza por ser honesto con lo que la herramienta no hace. Firmora te ayuda a ordenar, registrar y conservar la evidencia, pero no te sustituye como sujeto obligado: la responsabilidad de cumplir la normativa y de valorar cada operación sigue siendo de la agencia. En concreto, Firmora no decide por ti si una operación es sospechosa ni comunica en tu lugar al SEPBLAC; esa valoración y esa comunicación las hace la agencia. Tampoco verifica automáticamente la identidad: el expediente lo rellena tu equipo. No investiga al titular real ni realiza el análisis de riesgo de cada cliente. Y el screening de personas con responsabilidad pública (PEP) todavía no está disponible: llegará más adelante, así que hoy ese control lo tienes que cubrir por tu cuenta. Para saber qué te corresponde a ti como sujeto obligado, repasa las obligaciones antiblanqueo del agente inmobiliario.
No necesitas montar un sistema complejo para empezar a ordenar el cumplimiento. Puedes empezar gratis y llevar el expediente KYC de tus clientes desde el primer día: está incluido en todos los planes, también en el Free. Los planes de pago añaden usuarios y firmas; puedes compararlos en la página de precios y elegir el que encaje con el volumen de tu agencia. El contenido de esta página es orientativo y no constituye asesoramiento legal: para tu caso concreto conviene consultar con un profesional.
No. Firmora te ayuda a registrar la verificación de identidad, dejar un audit trail y conservar el expediente, pero la condición de sujeto obligado y la responsabilidad de cumplir la normativa siguen siendo de tu agencia. La herramienta ordena y documenta tu diligencia; la valoración de cada operación la haces tú.
Un expediente por cliente que rellena tu equipo (identidad con NIE o NIF, residencia, origen de fondos y estado), con un audit trail automático de qué se cambió, cuándo y por quién, exportable en CSV. El screening de personas con responsabilidad pública (PEP) llegará más adelante.
Sí. Firmora guarda por cada cliente el expediente KYC, el audit trail con fechas (exportable en CSV) y los documentos, de modo que puedes acreditar tu diligencia debida mostrando el expediente digital en lugar de reconstruirlo a mano.
Todavía no. El screening de personas con responsabilidad pública (PEP) está en desarrollo y llegará más adelante. Hoy Firmora cubre el expediente KYC por cliente con su audit trail; el campo PEP del expediente lo rellena tu equipo y ese control debes gestionarlo por tu cuenta hasta que esté disponible.
En todos. El expediente KYC con audit trail está incluido en todos los planes, también en el Free (0 €). Los planes de pago se diferencian por usuarios, firmas y otros límites de uso. Puedes ver todos los planes en la página de precios.
En la nube, cifrada (Amazon S3) y conforme al RGPD, con acceso solo para ti y las personas que autorices. Cada expediente queda buscable al instante, sin carpetas de papel, y disponible cuando lo necesites para una inspección.
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